Boliden er et høyteknologisk metallselskap med egne gruver og smelteverk som arbeider langsiktig for å sikre samfunnets tilgang til grunnmetaller og edelmetaller. I et århundre har vårt arbeid vært en del av verdikjedene som har formet det moderne samfunnet. Hos Boliden vet vi at metallene vi utvinner og gjør tilgjengelige, vil fortsette å spille en avgjørende rolle i fremtiden – det som teller, er hvordan vi produserer dem. Bli en del av oss og bidra til endring for kommende generasjoner.

Din mulighet

Som kontorsjef ved vårt hovedkontor i Stockholm vil du spille en nøkkelrolle i å skape en profesjonell, imøtekommende og engasjerende arbeidsplass. Du er avgjørende for å fremme et miljø der de ansatte trives på kontoret, samarbeider med kolleger og yter sitt beste.

Du er den som sørger for at kontoret fungerer problemfritt hver dag og at de rette forholdene er på plass for ansatte, besøkende og virksomheten. Du jobber selvstendig, bygger sterke relasjoner på tvers av organisasjonen og fungerer som en pålitelig kontaktperson for en rekke interessenter. Du er like komfortabel med å håndtere strategiske initiativer som med å brette opp ermene for å løse daglige driftsutfordringer. Ingen oppgave er for liten, og du er stolt av å sørge for at alt går på skinner.

Hvem du vil jobbe med

Som kontorsjef vil du ha ansvaret for den daglige driften av vårt hovedkontor i Stockholm og spille en nøkkelrolle i å skape en profesjonell, trygg og imøtekommende arbeidsplass for både ansatte og besøkende. Du vil rapportere til administrasjonsassistenten til administrerende direktør, ha direkte personalansvar for to resepsjonister og samarbeide tett med en rekke avdelinger i hele organisasjonen.

Hva du skal gjøre

Stillingen kombinerer operasjonell dyktighet med strategisk tenkning og er ideell for deg som liker å skape struktur, drive frem forbedringer og levere en førsteklasses arbeidsplassopplevelse. Du er komfortabel med å håndtere både daglige driftsbehov og større initiativer som bidrar til den kontinuerlige utviklingen av vårt kontormiljø.

Hovedansvarsområder:

Daglig drift

• Lede den daglige driften av kontoret og resepsjonsområdet i Stockholm.
• Lede og utvikle to resepsjonister, inkludert prestasjonssamtaler, lønnsvurderinger og bemanningsplanlegging.

Leverandører og forhandlere

• Administrere adgangskontrollsystemer, låser, alarmer og prosesser for besøkshåndtering.
• Fungere som hovedkontaktperson for blant annet utleier, rengjøringsfirma, sikkerhetsleverandør, avfallshåndteringstjenester, plantepleieleverandør og kaffeleverandør.
• Administrere leverandørforhold, kontrakter og innkjøp av kontortjenester og -forsyninger, inkludert rengjøringstjenester, kontormateriell, kaffe, planter og vikarer.

Helse, sikkerhet og arbeidsmiljø

• Som brannsikkerhetskoordinator har du ansvar for å koordinere og føre tilsyn med organisasjonens brannsikkerhetsaktiviteter, som brannøvelser, sikkerhetsprosedyrer, sikkerhetsbriefinger og opplæring av ansatte.
• Representere kontoret i arbeidsmiljøutvalget og koordinere årlige BeSafe-aktiviteter og -initiativer.

Prosjekter og arbeidsplassutvikling

• Fungere som den primære interne kontakten for kontorflytting og tiltak for forbedring av arbeidsplassen, og koordinere arbeidet med eksterne prosjektledere, leverandører og interne interessenter for å sikre jevn kommunikasjon og vellykket gjennomføring.

Kultur og arrangementer

• Planlegge og koordinere tiltak for medarbeiderengasjement samt arbeidsplassaktiviteter som kontormøter, utendørs treningsaktiviteter, etterarbeid og høytidsfeiringer, for å fremme et positivt og engasjerende kontormiljø.
• Ønske nye medarbeidere velkommen ved å koordinere arbeidsplass, utstyr, firmagaver og introduksjonsaktiviteter på kontoret.

Administrasjon

• Forvalte kontorbudsjetter, føre tilsyn med fakturabehandlingen og sikre effektiv kostnadskontroll og økonomistyring for kontorrelaterte tjenester og aktiviteter.
• En rekke administrative oppgaver for å støtte den daglige driften.

Hva du bidrar med

Vi ser etter en serviceinnstilt og relasjonsorientert fagperson som liker å skape et innbydende og engasjerende arbeidsmiljø. Du er en selvsikker leder som får andre til å trives og yte sitt beste, samtidig som du bygger sterke relasjoner på tvers av organisasjonen.

Du er svært organisert og strukturert, med sterke planleggings- og koordineringsferdigheter og evnen til å prioritere flere oppgaver i et dynamisk miljø. Du er selvmotiverende og proaktiv, tar ansvar for arbeidet ditt, identifiserer muligheter for forbedring og møter utfordringer med en løsningsorientert og praktisk innstilling.

Du trives med å jobbe i et høyt tempo med mange interessenter og konkurrerende prioriteringer, samtidig som du opprettholder et høyt nivå av oppmerksomhet på detaljer. Viktigst av alt er at du brenner for å skape en positiv kontorkultur og levere en enestående arbeidsplassopplevelse.

Profesjonell beherskelse av svensk og engelsk, både skriftlig og muntlig, er påkrevd.

En fordel:

• Erfaring med prosjektledelse.
• Erfaring med helse og sikkerhet, brannsikkerhet eller sikkerhetsrelaterte forhold.
• Erfaring med kontorflyttinger eller tiltak for forbedring av arbeidsplassen.

Vi ansetter på grunnlag av erfaring, kunnskap og personlighet, men også potensial. Hvis du er engasjert og lærevillig, vil vi gjerne høre fra deg, også selv om du ikke oppfyller alle kravene.

Hvorfor jobbe hos oss

Hos Boliden tror vi på å fremme en arbeidsplass der omsorg, mot og ansvar står sentralt i alt vi gjør. Vi er et selskap bestående av ansvarlige og kreative mennesker som alle jobber mot den samme visjonen: å bli den mest bærekraftige og respekterte metallleverandøren i verden.

Vil du vite mer om stillingen? Kontakt ansettelsesansvarlig, Frida Åsander, frida.asander@boliden.com.

Spørsmål om søknaden besvares av vår Talent Acquisition Partner, Pernilla Åkerblom, Pernilla.Akerblom@boliden.com, +46 73-023 69 61.

For informasjon om fagforeningen, vennligst kontakt Mats Lindblom, SACO, +46 73-350 04 19, Andreas Mårtensson, Unionen, +46 70-541 83 93 eller Peter Markström, Ledarna, +46 910-77 40 09.