Kiruna er utnevnt til Europas kulturhovedstad 2029. Regjeringen fattet beslutningen etter en sterk anbefaling fra den europeiske ekspertjuryen, som valgte Kiruna blant de svenske kandidatene med søknaden «Movement – Below Ground. On Earth. In Space». Et historisk skritt for både kommunen, regionen og kulturlivet i hele Nord-Sverige. Kiruna befinner seg i skjæringspunktet mellom utvinning og gjenvekst, tradisjon og fremtid, lokale fortellinger og kosmiske horisonter. Få oppdrag i Europa byr på denne kombinasjonen av kulturutvikling, samfunnsforandring og internasjonalt samarbeid. Nå søker vi en koordinator som ønsker å være med på å bygge opp og utvikle organisasjonen bak Europas kulturhovedstad 2029. Stillingen innebærer ingen arbeidsledelse eller personalansvar. Kiruna 2029 er en prosjektorganisasjon innenfor Kiruna kommune som rapporterer til et eget utvalg. Etter prosjektperioden vil prosjektorganisasjonen bli avviklet. 1 stilling(er). ARBEIDSOPPGAVER Som koordinator har du en sentral rolle i å støtte prosjektleder, ledergruppe og virksomheten i det daglige arbeidet. Du jobber tett med prosjektlederen og fungerer som et knutepunkt for planlegging, koordinering og oppfølging. Rollen innebærer å skape struktur i en virksomhet som vokser raskt og hvor flere parallelle utviklingsprosesser pågår samtidig. Du bidrar til at beslutninger følges opp, at prosesser fungerer og at organisasjonen har de administrative forutsetningene som kreves for å gjennomføre oppdraget som europeisk kulturhovedstad i 2029. Arbeidsoppgavene omfatter blant annet: • Planlegging og koordinering av ledergruppens arbeid. • Utarbeidelse av dagsordener, møtedokumenter og beslutningsgrunnlag. • Dokumentasjon av møter samt oppfølging av beslutninger og tiltak. • Administrativ koordinering av prosjekt- og virksomhetsutviklingstiltak. • Støtte ved innføring av nye medarbeidere. • Koordinering av virksomhetsplanlegging og oppfølging. • Ansvar for struktur og orden i felles dokument- og arbeidsområder. • Støtte ved ekstern prosjektfinansiering, sponsing og regnskapsføring. • Støtte ved planlegging av interne og eksterne møter, besøk og aktiviteter. • Koordinering av kontaktregister, avtaleoversikter og oppfølgingslister. • Kontakt med kommunale støttefunksjoner som innkjøp, HR, IT, økonomi osv. • Administrativ støtte knyttet til partnerskap, nettverk og internasjonale relasjoner. • Praktisk støtte ved rapportering, søknader og oppfølging. • Bidra til utvikling av effektive arbeidsmetoder, rutiner og prosesser. Vi tilbyr en stimulerende jobb med stort ansvar og mulighet til å påvirke hvordan organisasjonen utvikler seg i årene som kommer. Stillingen krever tilstedeværelse på stedet i Kiruna. Det kan forekomme tjenestereiser. KVALIFIKASJONER Vi søker deg som har høyere utdanning innen prosjektledelse, administrasjon, offentlig forvaltning eller annen utdanning eller erfaring som arbeidsgiveren vurderer som likeverdig. Du har erfaring fra å jobbe i en koordinerende, administrativ eller prosjektstøttende rolle der du har håndtert flere parallelle prosesser samtidig. For å lykkes i stillingen må du være svært strukturert og ha evnen til å skape orden selv når forholdene endrer seg raskt. Du arbeider selvstendig, tar initiativ og driver saker fremover, samtidig som du har lett for å samarbeide med mange forskjellige mennesker. Vi søker deg som: • Er strukturert og nøyaktig. • Har svært gode administrative evner. • Kan prioritere mellom mange parallelle oppgaver. • Er serviceorientert og upretensiøs. • Har godt skjønn og høy integritet. • Er kommunikativ og god til å bygge relasjoner. • Trives i et miljø der organisasjonen fortsatt er under oppbygging. • Uttrykker deg godt på svensk og engelsk, både muntlig og skriftlig. • Gode kunnskaper i Office-pakken • B-førerkort er et krav. Det er en fordel hvis du har erfaring med: • Prosjektadministrasjon • Offentlig virksomhet eller politisk styrte organisasjoner. • Koordinering av ledergrupper eller styringsgrupper. • Driftsplanlegging og oppfølging. • Dokumenthåndtering og saksbehandlingsprosesser. • EU-finansierte prosjekter, kulturprosjekter eller større utviklingsprosjekter. • Kunnskaper i samisk, meänkieli og finsk. Stillingen krever at arbeidet hovedsakelig utføres på stedet i Kiruna. Det legges stor vekt på personlige egenskaper. Ansettelsesform: Tidsbegrenset ansettelse. Varighet: 6 måneder eller lenger, tiltredelse: Etter avtale, opphør: 30.11.2029. Dette er en unik mulighet til å være med helt fra starten i oppbyggingen av Europas kulturhovedstad 2029. Du vil jobbe tett med organisasjonens ledelse og få en sentral rolle i å skape de strukturene og arbeidsmåtene som gjør det mulig å gjennomføre et av de største kultursatsingene i Sveriges historie. For å jobbe hos oss må du dele Kiruna kommunes felles verdigrunnlag, der respekt, ansvar og samarbeid er stikkordene. Vi tilbyr et trivelig arbeidsmiljø og stimulerende arbeidsoppgaver, og at du som medarbeider får en god balanse mellom arbeid og fritid. Vi har mange ulike fordeler, blant annet kan du som ansatt trene gratis på ulike treningssentre for opptil 5 000 SEK per år, vi har hytter i fjellet som du kan leie, og vi tilbyr muligheten til å bytte lønn mot fridager. Vi streber etter en jevn kjønnsfordeling og ser mangfold som en styrke; vi ønsker ansatte med ulik bakgrunn velkommen og arbeider for at arbeidsplassene våre skal være tilgjengelige for alle. Kiruna kommune ser på heltid som en rettighet og deltid som en mulighet. Det er en fordel hvis du har kunnskaper i finsk, samisk og/eller meänkieli, da Kiruna kommune er forvaltningsområde for disse språkene. Kiruna kommune praktiserer individuelle og differensierte lønninger. Dersom du går videre i rekrutteringsprosessen, vil du få presentert et lønnsintervall som er relevant for deg under intervjuet. Vi ber deg gjerne om å lese informasjonen om våre tariffavtaler, lokale avtaler og hva vi som arbeidsgiver har å tilby før vi møter deg til et eventuelt intervju. Du finner denne informasjonen her: https://kiruna.se/naringsliv--arbete/arbeta-hos-oss/kommunen-som-arbetsgivare.html Kiruna kommune har inngått avtale om denne rekrutteringen og avviser derfor kontakt fra annonseforhandlere eller andre selgere av rekrutteringstjenester.