Avdelingen for arbeidsmarked og integrering i Umeå kommune har ansvaret for integrering av nyankomne og arbeidsmarkedsrelaterte spørsmål i Umeå kommune. Vi tilbyr veiledning, skaper muligheter og bidrar til å åpne nye veier for mennesker som trenger støtte for å komme inn i og videre i samfunns- og arbeidslivet, og bidrar til kompetanseforsyning både fra et lokalt og regionalt perspektiv. 

Vi er en dynamisk organisasjon som kjennetegnes av stor fleksibilitet og tilpasningsevne for å møte nye lovkrav og endrede ytre forhold. Avdelingen søker ofte om prosjektmidler i samarbeid med andre parter for å utvikle virksomheten. I løpet av 2026 vil det foregå et arbeid innen avdelingen for å håndtere reformen av aktivitetskravene, noe som vil innebære en økning i antall deltakere i våre aktiviteter.  

Støttefunksjonen i avdelingen søker nå en erfaren, engasjert og serviceinnstilt administrator som ønsker å bidra til avdelingens oppdrag. Støttefunksjonen har blant annet ansvar for administrasjon knyttet til reformen av aktivitetskravene, resepsjon, eiendomsforvaltning, men også bestillinger, fakturahåndtering, prosjektadministrasjon samt lønns- og ansettelsesstøtte til ledere i kommunal virksomhet.

Hos oss får du en variert arbeidsdag der du møter mennesker, løser problemer og gir støtte til både kolleger, deltakere og besøkende.

Dine arbeidsoppgaver

Som administrator er du blant annet knutepunktet i det daglige arbeidet knyttet til deltakeraktivitetene. Du håndterer påmeldinger, timeplanlegging, lokalbestilling og logistikk knyttet til oppstart av grupper, materiell og kommunikasjon med deltakerne. Oppdraget innebærer å navigere i og ved behov utvikle digitale løsninger for bestilling og deltakerflyt.

I tillegg til aktivitetene fungerer du somadministrativ støtte for prosjektvirksomheten, en rolle som krever allsidighet og evne til å veksle mellom ulike typer oppgaver, for eksempel kontroll og rapportering i henhold til finansieringskildenes krav, overvåking av ansettelsesregler for prosjektansatte, timeplaner, arbeidstider og lønnsgrunnlag.

I tillegg omfatter rollen bestillinger og gjennomgang av fakturaer, lønnsregistrering, bemanning i resepsjonen og andre vanlige administrative oppgaver. Som administrator jobber du med kontinuerlig forbedring av våre eksisterende prosesser og arbeidsmetoder, du har en sentral rolle i avdelingen og er en viktig del av vårt felles arbeid.

Om deg

Vi søker deg som er strukturert og serviceorientert, med sans for detaljer uten å miste oversikten. Du er fortrolig med digitale verktøy, lærer raskt nye systemer og ser muligheter i å skape orden der det ennå ikke finnes. Du trives i en støttende rolle og forstår at arbeidet ditt er en forutsetning for at andre skal kunne utføre sitt. Du har lett for å samarbeide med andre og trives med å jobbe strukturert, er kvalitetsbevisst og har evnen til å planlegge, organisere og prioritere arbeidsoppgavene dine på egen hånd.

Du klarer å jobbe med flere oppgaver samtidig av varierende karakter, både kvalifiserte og enklere oppgaver. Siden arbeidsbelastningen og oppgavene kan variere over tid, er det viktig at du har evnen til å håndtere midlertidige arbeidsoppbygginger og enkelt kan tilpasse deg endringer. Vi legger stor vekt på din personlige egnethet.

Krav

• Videregående skole
• Noen års erfaring med administrasjon i offentlig virksomhet eller privat sektor
• Erfaring fra de siste tre årene i en stilling der administrasjon har vært hovedoppgaven
• Svært gode systemkunnskaper i Office-pakken, spesielt i Excel, med erfaring fra arbeid med statistikk, kvalitet og oppfølging
• Erfaring med andre IT-baserte systemer
• Feilfri kunnskap i skriftlig og muntlig svensk samt gode kunnskaper i skriftlig og muntlig engelsk
• Gyldig utdrag fra strafferegisteret

En fordel

• Høyere utdanning innen administrasjon eller annen utdanning som arbeidsgiveren anser som likeverdig
• Erfaring fra administrasjonsarbeid i offentlig virksomhet
• Erfaring fra arbeid i Visma RoR, Personec og/eller Proceedo
• B-førerkort

Vi ser frem til å motta søknaden din!

Prøveansettelse kan bli aktuelt.

Om Umeå kommune

Umeå kommune er regionens største arbeidsgiver med over 13 000 viktige medarbeidere. Organisasjonen vår er delt inn i ni forvaltningsområder, og sammen jobber vi for at Umeå skal vokse på en gjennomtenkt måte. Våre verdier bygger på innbyggerfokus, åpenhet, tillit og kontinuerlig forbedring. Hos oss får du jobbe med samfunnsviktige oppgaver der du bidrar til at Umeå fortsetter å være trygt, sikkert og morsomt.

Umeå er Nord-Sveriges største by med et rikt utvalg av opplevelser og muligheter. Vi er en forenings- og kulturby som tilbyr et rikere liv også utenfor jobben. Her kan du oppleve hvordan det er å leve og bo i Umeå: Flytte – Umeå kommune

Vi skal bli flere, og derfor søker vi kanskje nettopp deg? Vil du også ha mer? Vi tilbyr gode vilkår, gode fordeler og gode utviklingsmuligheter for livslang læring, samt jobber som er viktige for alle som bor og arbeider her. Vi gleder oss til å høre fra deg.