Sosialsekretariatet administrerer dagbok- og utvalgsadministrasjonen for sosialutvalgene; eldrerådet og individ- og familieutvalget, utvalg og samarbeidsorganer, og gir støtte til folkevalgte og den respektive administrative ledelsen. Sekretariatet har 4 utvalgssekretærer og en saksbehandler. Vi søker nå etter en utvalgssekretær til Individ- og familieutvalget. Velkommen til en spennende oppgave! Dine arbeidsoppgaver Som utvalgssekretær vil du ha ansvar for hele saksbehandlingsprosessen for utvalg og rådgivende organer. Hovedfokuset i utvalgssekretærens arbeidsoppgaver er å støtte arbeidet med å produsere utvalgsdokumenter, publisere dokumenter til politikere og offentligheten, ta notater i forberedende møter, skrive innkallinger og referater til utvalgsmøter og arbeidsutvalg, samt utsendelse av dokumenter. Du vil i hovedsak jobbe med individ- og familieutvalget. Du vil også ha ansvar for innkalling og protokollføring for det nyopprettede LSS-rådet. Du vil også gi støtte til de folkevalgte, den administrative ledelsen og dens ledere i kommunal- og forvaltningsrettslige saker. Som utvalgssekretær er du et viktig bindeledd mellom politikere, innbyggere og tjenestemenn i kommunen. I arbeidet inngår også håndtere administrative oppgaver knyttet til utvalget, som for eksempel oppdrag fra utvalget til administrasjonen, bestillinger og håndtering av gebyrer ha ansvar for relevante rutiner og utvikle/forbedre arbeidsmetoder knyttet til utvalgsprosessen håndtere personopplysningshendelser i personopplysningskoordinators fravær Du vil også være involvert i posthåndtering og journalføring. Sammen med dine kollegaer er du en del av det kommunedekkende nettverket for utvalgssekretærer. Om deg Vi ser etter deg som er utdannet sosionom eller samfunnsviter fra høyskole eller universitet. Vi ser positivt på om du har studert statsvitenskap. Du har erfaring fra offentlig sektor/politisk styrt organisasjon og administrativ erfaring. Erfaring med saksforberedelse og lignende oppgaver vil være en fordel. Som person har du meget god skriftlig fremstillingsevne og generelt gode kommunikasjonsevner. Du er rolig, trygg og tillitsvekkende. Du har evne til å organisere oppgavene dine godt, da din rolle er en sentral del av prosessen både før, under og etter komitémøtene. For å håndtere oppdraget må du være serviceorientert, nøyaktig og tåle at arbeidet til tider kan være stressende. Du setter pris på orden og organisering. Du trives med å ha mange ulike kontakter og løse ulike problemstillinger som dukker opp. Samarbeid og samhandling er nøkkelord i vår organisasjon, og du er en del av helheten. For å kunne håndtere de ulike systemene som brukes i forbindelse med oppdraget, må du ha gode datakunnskaper og kunne sette deg inn i nye systemer som måtte bli innført. Vi legger stor vekt på personlig egnethet. Annen informasjon Fast ansettelse, heltid, tiltredelse etter avtale. Vi planlegger å avholde fysiske intervjuer på Rådhuset i uke 12-13. Hjertelig velkommen med din søknad! Om Umeå kommune Umeå kommune er regionens største arbeidsgiver med over 13 000 modige medarbeidere. Vår organisasjon er delt inn i ni avdelinger, og sammen jobber vi for å få Umeå til å vokse med omtanke. Våre verdier er basert på innbyggerfokus, åpenhet, tillit og kontinuerlig forbedring. Sammen med oss får du jobbe med samfunnsviktige oppgaver der du bidrar til at Umeå forblir trygt, sikkert og morsomt. Umeå er Nord-Sveriges største by med et rikt utvalg av opplevelser og muligheter. Vi er en forenings- og kulturby som tilbyr et rikere Umeåliv også utenfor jobben. Her kan du finne ut hvordan det er å bo i Umeå: https://www.umea.se/flytta Vi skal bli mer, og derfor leter vi etter deg? Vil du også ha mer? Vi tilbyr rettferdige vilkår, gode goder og gode utviklingsmuligheter for livslang læring, samt jobber som er viktige for alle som bor og jobber her. Vi ser frem til å høre fra deg.