MindDig bryr sig om sekretess och skydd av de Personuppgifter vi hanterar. Detta innebär att vi bryr oss om din personliga integritet och aktivt arbetar för att skydda den.
I denna policy beskriver vi övergripande hur och för vilka ändamål vi använder dina Personuppgifter samt vilken laglig grund vi använder och vilka åtgärder vi vidtar för att skydda Personuppgifter.
MindDig AB Reg. Nr. 559339-4249 ("MindDig", "vi", "oss", "vår") är kontrollant för alla Personuppgifter som anges i denna Sekretesspolicy (”Policyn”).
Denna Policy innehåller information om hur vi hanterar Personuppgifter när du kommunicerar med oss, använder Tjänsterna eller besöker vår webbplats www.minddig.com (gemensamt "Funktionerna").
Den avsedda mottagaren av informationen som tillhandahålls i denna policy är:
"Gällande lag" syftar på lagstiftningen som gäller för bearbetningen av personuppgifter, inklusive GDPR, kompletterande nationell lagstiftning, samt praxis, riktlinjer och rekommendationer som utfärdats av en nationell eller EU tillsynsmyndighet.
"Ansvarig" är det företag / organisation som bestämmer för vilka ändamål och på vilket sätt personuppgifter ska bearbetas och är ansvarigt för bearbetningen av personuppgifter i enlighet med tillämplig lag.
"Berörd person" är den levande, naturliga person vars personuppgifter behandlas.
"Personuppgifter" är all information som relaterar, direkt eller indirekt, till en identifierbar naturlig person.
"Bearbetning" avser varje operation eller uppsättning av operationer som utförs på personuppgifter, till exempel lagring, ändring, läsning, överlämning och liknande.
"Personuppgiftsbiträde" är det företag/organisation som bearbetar personuppgifter på uppdrag av personuppgiftsansvarig och kan därför endast bearbeta personuppgifterna enligt personuppgiftsansvariges instruktioner och tillämplig lag.
"Tjänsterna" är de tjänster vi tillhandahåller för att koppla jobbsökare med växande företag som vill anställa nya medarbetare.
Oavsett om de är versaler eller inte ska definitionerna ovan gälla i policyn.
Informationen i denna policy täcker behandling av personuppgifter för vilka MindDig är personuppgiftsansvarig. Som personuppgiftsansvarig är vi ansvariga för de behandlingsaktiviteter för vilka vi bestämmer syftet med och medlen för behandlingen (till exempel varför vi bearbetar data, vilka metoder vi använder för bearbetning, vilka personuppgifter och hur länge de lagras). Policyn beskriver inte hur vi behandlar personuppgifter i rollen som personuppgiftsbiträde - dvs. när vi behandlar personuppgifter på uppdrag av våra kunder.
Vi har ansvar för att beskriva och visa hur vi uppfyller de krav som ställs på oss när vi behandlar dina personuppgifter. Denna policy syftar till att ge dig förståelse för vilken typ av personuppgifter vi behandlar och av vilka skäl.
Informationen som du tillhandahåller oss behandlas för följande ändamål:
- att tillhandahålla vår tjänst till dig, vilket innefattar att lagra den talangprofil du skapar i vårt system och göra den synlig för företag som använder våra tjänster för att söka nya talanger;
- att svara på din kontaktbegäran när du har använt kontaktformuläret på vår webbplats;
- att identifiera dig och att kontakta dig med relevant information om tjänsterna;
- att informera dig om relevanta jobberbjudanden, kommunicera om karriärtjänster och att informera dig om uppdateringar och nya funktioner i våra tjänster;
- att matcha din profil med jobbannonser och ge personanpassade rekommendationer och annonser;
- att tillhandahålla funktionaliteter (inklusive QR-funktionaliteten som beskrivs nedan) till våra kunder för att de ska kunna organisera och göra vissa listor med kandidatprofiler baserat på vissa parametrar;
- att erbjuda en funktion i tjänsten där våra kunder kan skapa rekommendationer tillsammans med en kommentar om dig till andra kunder av Tjänsterna;
- att matcha din profil med talangprofiler som tillhandhålls av våra kunder för att tillhandahålla kunderna med relevanta talangförslag;
- att matcha dina personuppgifter mot jobbannonser i tjänsterna genom att använda en matchalgoritm med syftet att skapa rekommendationer om dig till våra kunder;
- att matcha dina personuppgifter mot jobbannonser i tjänsterna genom att använda en matchalgoritm med syftet att skapa rekommendationer om tillgängliga jobb till dig;
- att erbjuda personlig utveckling och karriärrådgivning;
- att beskriva våra tjänster i allmänhet;
- att följa de lagkrav som ställs på oss, och att kunna lämna information som begärs av myndigheterna.
Genom sociala medier som till exempel Facebook eller andra medier
Genom analysverktyg från tredje part, ex. cookies
Genom våra loggar
Genom information skapad från dataanalys
För att vi ska kunna behandla dina personuppgifter krävs det att vi har så kallad laglig grund för varje process. I vår verksamhet behandlar vi dina personuppgifter främst på följande grunder:
Bearbetning är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig
För behandlingen av talangprofilen som du har valt att registrera i våra tjänster, är detta den huvudsakliga lagliga grunden som vi stöder oss på. Detta är också den lagliga grund vi tillämpar för de behandlingsaktiviteter där vi matchar talangprofiler med jobblistningar (till exempel genom att använda matchningsalgoritmen som nämns ovan) och när vi informerar dig om jobberbjudanden. Vi stödjer oss också på denna lagliga grund när vi svarar på kontaktbegäranden från vår webbplats.
MindDig får behandla personuppgifter om vi bedömt att ett legitimt intresse överväger intresset av grundläggande rättigheter och friheter hos den registrerade och om behandlingen är nödvändig för ändamålet i fråga. Vi stödjer oss på denna lagliga grund när vi kommunicerar med användare om våra tjänster, för våra marknadsföringsaktiviteter (inklusive nyhetsbrev) och när vi rekommenderar talangprofiler till våra kunder.
När vi behandlar dina personuppgifter i syfte att matcha din talangprofil och annan personlig information vi har om dig med syfte att rekommendera dig till våra kunder, förlitar vi oss på våra legitima intressen och våra kunders intressen att tillhandahålla denna funktionalitet inom våra tjänster.
När vi analyserar användningen av våra tjänster, använder cookies och liknande, gör vi detta baserat på vårt legitima intresse av att utveckla och marknadsföra våra tjänster och att analysera resultatet av våra marknadsföringsaktiviteter.
Vi behåller dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för det ändamål för vilket de samlades in. I listan nedan anger vi, om möjligt, perioden under vilken de personuppgifterna kommer att lagras och de kriterier som används för att bestämma lagringsperioden.
Vi behandlar aldrig dina personuppgifter längre än nödvändigt och vi raderar personuppgifter regelbundet. MindDig vidtar även rimliga åtgärder för att hålla de personuppgifter som behandlas uppdaterade och att radera föråldrade och annars felaktiga eller överflödiga personuppgifter.
Talangprofilen du har skapat behålls i systemet så länge du aktivt interagerar med systemet. Om du inte har använt systemet under tjugofyra månader kommer du att kontaktas och bli ombedd att bekräfta om du önskar att din talangprofil förblir i systemet. Om en sådan bekräftelse inte erhålls kommer talangprofilen automatiskt att raderas.
Du kan när som helst välja att ta bort din talangprofil och den information som ingår i den, delvis eller hela profilen, från vår tjänst. Detta kan hanteras av dig när du är inloggad på vår Tjänst.
Cookies vi använder i våra tjänster lagrar personuppgifter och lagringstiderna varierar beroende på vilken cookie som används. Se vår Cookie Policy för mer information.
Talanger som registrerar sig för våra tjänster med hjälp av en QR-kod från en av våra kunder skapar en talangprofil som lagras i tjänsten enligt denna sekretesspolicy.
QR-funktionaliteten tillåter våra kunder att kategorisera och göra vissa listor över talangprofiler efter vissa parametrar som företaget väljer.
Om du är ny för MindDig och registrerar dig för din talangprofil genom att omdirigeras från en av våra kunders QR-kod kommer du endast att vara synlig för den kunden under tjugo dagar. Efter denna tid kommer du att vara synlig för alla företag som använder tjänsten.
Det är alltid valfritt för dig om du vill visas exklusivt för en av våra kunder som beskrivits ovan och du har rätten att när som helst återkalla dig själv från den här företagslistan. Detta kan hanteras från din egen talangsida.
I våra tjänster erbjuder vi en funktionalitet som skapar jobbrekommendationer för användarna som har skapat en talangprofil i våra tjänster. Dessutom erbjuder vi liknande funktionalitet för våra kunder som till exempel skapar rekommendationer om talanger som matchar en viss jobblista hos kunden.
Matchning av en talangprofil mot jobbannonser görs med en matchningsalgoritm. Matchningsalgoritmen analyserar taggdata från din MindDig-profil och alla jobbannonser för att korsreferera eventuella matchningar mellan din MindDig-profil och nya jobbannonser. Detta innebär att rekommendationer skapas automatiskt från denna teknik och utan interaktion av en människa.
Du är den som har kontroll över dina personuppgifter och vi strävar alltid efter att säkerställa att du kan utöva dina rättigheter så effektivt och smidigt som möjligt.
Åtkomst - Du har alltid rätt att få information om behandlingsdata som rör dig. Vi ger endast information om vi har kunnat verifiera att det är du som begär informationen.
Rättelse - Om du anser att de personuppgifter vi bearbetar om dig är felaktiga, säg till oss och vi kommer att fixa det!
Radering - Vill du att vi helt ska glömma bort dig? Du har rätt att bli glömd och begära radering av dina personuppgifter när behandlingen inte längre är nödvändig för ändamålet med vilket den samlades in. Om vi är skyldiga att behålla din information enligt tillämplig lag eller ett avtal som vi har ingått med dig, kommer vi att se till att den endast behandlas för det specifika ändamål som anges i sådan tillämplig lag eller avtal. Vi kommer därefter att radera informationen så snart som möjligt.
Invändningar - Håller du inte med om vår bedömning att ett legitimt intresse för behandling av dina personuppgifter väger tyngre än ditt intresse för att skydda din integritet? Oroa dig inte - i sådana fall granskar vi vår bedömning av det legitima intresset. Självklart lägger vi till din invändning i balansen och gör en ny bedömning för att se om vi fortfarande kan motivera vår behandling av dina personuppgifter. Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi omedelbart att radera dina personuppgifter utan att göra en bedömning.
Begränsning - Du kan också be oss om att begränsa vår behandling av dina personuppgifter
medan vi behandlar en begäran från dig om någon av dina andra rättigheter;
Om du i stället för att begära radering vill att vi begränsar behandlingen av personuppgifter för ett specifikt ändamål. Till exempel, om du inte vill att vi ska skicka reklam till dig i framtiden, behöver vi fortfarande spara ditt namn för att veta att vi inte ska kontakta dig; eller
i fall där vi inte längre behöver informationen i förhållande till ändamålet för vilket den samlades in, förutsatt att du inte har ett intresse av att behålla det för att göra ett lagligt anspråk.
Data portabilitet - Vi kan ge dig uppgifterna som du har lämnat till oss eller som vi har fått från dig i samband med ett avtal som vi har ingått med dig. Du får dina uppgifter i ett vanligt använd och maskinläsbart format som du kan överföra till en annan personuppgiftsansvarig.
Återkalla samtycke - Om du har gett ditt samtycke till en eller flera specifika behandlingar av dina personuppgifter har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke och därmed be oss om att omedelbart avsluta behandlingen. Observera att du endast kan återkalla ditt samtycke för framtida behandling av personuppgifter och inte för behandling som redan har ägt rum.
Genom att kontakta oss via info@minddig.com kommer du att få den hjälp du behöver.
All data som läggs till i våra tjänster och all data som genereras där lagras inom EU/EEA.
För att driva vår verksamhet kan vi behöva hjälp från andra som kommer att behandla personuppgifter på vårt uppdrag, så kallade personuppgiftsbiträden.
I fall där våra personuppgiftsbiträden finns utanför EU / EES, har vi sett till att skyddsnivån är tillräcklig och i enlighet med tillämplig lag, genom att kontrollera att något av följande krav uppfylls:
EU-kommissionen har fastställt att skyddsnivån är tillräcklig i tredjelandet där datan bearbetas;
Personuppgiftsbiträdet har skrivit under EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) för dataöverföring till icke-EU / EEA-länder; eller
Personuppgiftsbiträdet har vidtagit andra lämpliga skyddsåtgärder före överföringen och att sådana skyddsåtgärder överensstämmer med tillämplig lag.
MindDig säljer inte dina personuppgifter till tredje part och vi delar naturligtvis inte dina personuppgifter med någon. I vissa fall kan vi dock behöva dela dina personuppgifter med utvalda tredje parter. Om så är fallet ser vi till att överföringen sker på ett säkert sätt som skyddar din integritet. Följande är kategorier av mottagare med vilka vi kan dela dina data.
- Leverantörer av olika HR-system eller HR-tjänster, ex. CLM-system eller för utbetalning av löner.
- IT-leverantörer för t.ex. affärssystem och ärendehantering. För att kunna utföra våra uppdrag och tjänster lagrar vi dina personuppgifter i våra affärssystem (ett system som hanterar våra kunder och kontakter)
- Statistik för att bidra till branschstatistik och för att förbättra kundupplevelsen.
- MindDig’s kunder eller partners som söker talanger genom att använda MindDig systemet.
Vi har ingått överenskommelser om dataskydd (DPA) med alla våra personuppgiftsbiträden. I DPA:n anges bland annat hur personuppgiftsbiträdet får behandla personuppgifter och vilka säkerhetsåtgärder som krävs för behandlingen.
Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till vissa utvalda myndigheter för att uppfylla skyldigheter enligt tillämplig lag eller lagligt bindande domar.
MindDig har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att dina personuppgifter ska behandlas på ett säkert sätt och skyddas från förlust, missbruk och obehörig åtkomst.
Följande säkerhetsåtgärder är åtgärder som införlivats i arbetsmetoder och rutiner inom organisationen.
- Interna styrande dokument (policyer/instruktioner)
- Inloggning och lösenordshantering
- Informationssäkerhetspolicy
- Fysisk säkerhet (lokaler etc.)
Följande tekniska säkerhetsåtgärder genomförs genom tekniska lösningar.
MindDig använder cookies och liknande spårningstekniker för att analysera användningen av Funktionerna så att vi kan ge dig bästa möjliga användarupplevelse. För mer information om hur vi använder cookies, se vår Cookie Policy (www.minddig.com/cookies).
Om vi inte håller vårt löfte
Om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter korrekt, även efter att du har meddelat oss om detta, har du alltid rätt att lämna in ditt klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten i Sverige.
Mer information om våra skyldigheter och dina rättigheter finns på www.imy.se
Du kan kontakta myndigheten via e-post på: imy@imy.se
Vi förbehåller oss rätten att göra ändringar i denna policy. Om ändringen påverkar våra skyldigheter eller dina rättigheter kommer vi att informera dig om ändringarna i förväg så att du får möjlighet att ta ställning till den uppdaterade policyn.
Vi har utsett en personuppgiftsansvarig som kan svara på frågor om dina rättigheter och andra frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter.
Kontaktinformation till:
Markus Gustafsson
markus.gustafsson@minddig.com
Denna policy uppdaterades 2023-09-19